Suku cadang, nomor komponen, dan stok: gambar urai, golongan suku cadang, titik pesan ulang, waktu tunggu, kartu stok, dan umur simpan

Tim servis sebuah perusahaan penyedia bahan kimia dan dispenser mencatat stoknya di sebuah lembar kerja. Halaman ringkasannya menampilkan status AMAN untuk selang pompa peristaltik, padahal jumlahnya tinggal dua. Kolom stok minimum barang itu kosong, jadi rumus status tidak pernah berubah menjadi menipis. Seminggu kemudian, selang di tiga dispenser pada dua pelanggan pecah dalam waktu berdekatan. Dua selang terpakai di hari pertama, dan pemasok baru dapat mengirim tiga minggu lagi. Satu dispenser berhenti selama itu, dan pelanggan menakar bahan kimia dengan tangan.

Ketika penyelia memeriksa lembar yang sama, ia menemukan masalah lain: satu barang bersaldo minus sepuluh karena dua pengeluaran yang sama tercatat di hari yang berurutan, satu barang bersaldo 100 padahal tidak pernah ada barang masuk, dan dua barang berbeda memakai kode yang sama. Lembar itu tampak lengkap, tetapi angkanya tidak dapat dipercaya. Bab ini menjelaskan cara mengelola suku cadang supaya barang yang diperlukan ada saat diperlukan, tanpa menimbun barang yang tidak perlu.

Batas pembahasan

Bab ini membahas pengelolaan suku cadang untuk tim servis: identitas dan nomor komponen, golongan, jumlah yang disimpan, suku cadang kritis, pencatatan, stok di kendaraan, umur simpan, dan data untuk perencanaan. Pembelian, harga, akuntansi persediaan, dan pajak tidak dibahas.

Membaca gambar urai dan daftar suku cadang pabrik dibahas di Bab 4 tentang membaca manual pabrik dan gambar pemasangan. Pemilihan bahan pengganti, pemeriksaan barang datang, dan suku cadang palsu ada di Bab 8 · Material tentang memilih bahan suku cadang. Pemantauan kondisi untuk meramalkan penggantian ada di Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika tentang pemantauan kondisi dan keputusan perawatan mekanis, konsistensi operasi, log, dan KPI di Bab 20 · Laundry tentang konsistensi operasi, dan sebaran data serta simpangan baku di Bab 2 · Data & Pengukuran tentang variasi, distribusi, dan ringkasan data.

Identitas suku cadang: satu barang, satu kode

Suku cadang (spare part) adalah komponen pengganti yang disimpan tim servis untuk memperbaiki atau merawat mesin yang dilayaninya. Nomor komponen (part number) adalah kode yang dipakai pabrik untuk menandai satu jenis komponen, sehingga komponen itu dapat dicari dan dipesan dengan tepat. Setiap suku cadang mempunyai beberapa identitas:

1. Nomor suku cadang pabrik mesin, dari daftar suku cadang manual.
2. Nomor pabrik komponen, misalnya kode bantalan, ukuran O-ring dengan bahannya, atau kode motor, yang memungkinkan membeli dari pemasok lain bila setara.
3. Kode internal perusahaan, yang dipakai di lembar stok dan laporan servis.

Aturan pokoknya: satu barang, satu kode, dan satu kode, satu barang. Lembar stok pada kasus pembuka memakai satu kode untuk dua barang yang berbeda pada dua baris, sehingga setiap transaksi pada kode itu tidak jelas barang mana yang bergerak. Tabel padanan (cross-reference table) adalah daftar yang menghubungkan kode internal dengan nomor pabrik mesin dan nomor pabrik komponen, supaya barang yang sama tidak tercatat dengan dua kode. Bila dua barang berbeda ternyata memakai kode yang sama, kode baru dibuat untuk salah satunya, riwayat transaksi dipisahkan dengan melihat keterangan dan laporan servis, lalu kedua barang dihitung fisik dan saldonya disesuaikan. Tabel padanan diperbarui supaya kode lama tidak dipakai lagi untuk barang kedua.

Nama barang ditulis dengan pola yang sama: jenis, ukuran, bahan, dan versi. Lembar stok yang sama memuat beberapa salah ketik pada nama dan nomor komponen, yang membuat pencarian gagal dan dapat menyebabkan pesanan yang salah. Versi tegangan atau frekuensi ditulis di nama dan kode. Sebuah manual servis mesin es menyatakan bahwa semua suku cadang di manual servis dan suku cadangnya adalah versi 110/115 volt; mesin versi 230 volt di gudang memerlukan kode tersendiri untuk komponen listriknya (Contoh 4).

Sebuah buku perbaikan elektronika menganjurkan mencari nomor komponen di buku data semikonduktor untuk menemukan pengganti universal yang benar. Padanan seperti itu sah untuk komponen standar bila spesifikasinya dicocokkan, dan dicatat di tabel padanan supaya teknisi berikutnya tidak mencari ulang.

Golongan suku cadang

Suku cadang dikelompokkan menurut cara pemakaiannya, karena setiap golongan dikelola dengan cara berbeda:

1. Habis pakai: filter, selang pompa peristaltik, kertas saring, O-ring servis, sekering. Dipakai rutin dalam jumlah yang dapat diramalkan.
2. Bagian aus: segel, bantalan, sabuk, sikat, katup searah. Diganti saat aus, sering sesuai jam kerja atau hasil pemantauan kondisi.
3. Suku cadang kritis: komponen yang bila rusak menghentikan mesin dan lama didatangkan, seperti papan pengendali, pompa utama, motor, dan pemanas khusus.
4. Suku cadang asuransi: jarang sekali rusak, mahal, dan sangat lama didatangkan; disimpan hanya bila berhentinya mesin sangat mahal.

Buku perbaikan elektronika mencatat bahwa sebagian besar masalah disebabkan oleh bagian mekanis, dan bahwa menemukan komponen yang rusak lebih sulit daripada menggantinya. Untuk stok, artinya bagian mekanis yang aus seperti selang, segel, dan sakelar biasanya bergerak lebih cepat daripada komponen elektronik.

Dua cara pengelompokan lain sering dipakai bersama. Pengelompokan menurut nilai pemakaian setahun memisahkan sedikit barang bernilai besar yang perlu dikendalikan ketat dari banyak barang bernilai kecil. Pengelompokan menurut akibat kerusakan memisahkan barang yang menghentikan layanan dari barang yang hanya mengganggu. Barang yang bernilai kecil tetapi menghentikan layanan, seperti selang pompa pada kasus pembuka, tidak boleh habis.

Berapa yang disimpan: titik pesan ulang dan stok pengaman

Waktu tunggu (lead time) adalah waktu dari memesan sampai barang tiba. Untuk barang yang dipakai rutin, dua angka menentukan kapan memesan:

1. Pemakaian selama waktu tunggu: rata-rata pemakaian per satuan waktu dikalikan waktu tunggu.
2. Stok pengaman (safety stock): cadangan untuk pemakaian yang lebih tinggi dari rata-rata atau pengiriman yang terlambat.

Titik pesan ulang (reorder point) adalah jumlah stok yang, bila tercapai, menandai saat pesanan dikirim. Besarnya adalah jumlah kedua angka itu:

dengan $ROP$ titik pesan ulang (buah), $d$ rata-rata pemakaian per satuan waktu (buah per bulan atau per minggu), $L$ waktu tunggu dalam satuan waktu yang sama, dan $SS$ stok pengaman (buah). Bila pemakaian bervariasi dan waktu tunggu tetap, stok pengaman sering dihitung dengan:

dengan $\sigma_d$ simpangan baku pemakaian per satuan waktu, seperti dibahas di Bab 2 · Data & Pengukuran tentang variasi, distribusi, dan ringkasan data, dan $z$ faktor tingkat layanan, misalnya sekitar 1,65 untuk peluang tidak kehabisan sekitar 95 persen. Ketika stok turun sampai titik pesan ulang, pesanan dikirim. Hasil kedua rumus dibulatkan ke atas karena barang dihitung utuh (Contoh 1 dan Contoh 2).

Waktu tunggu harus diketahui dengan benar. Sebuah soal hitungan untuk operator sistem air memakai waktu enam minggu untuk mendapat pasokan pipa baru setelah pesanan, dan SOP servis dan pemasangan mesin es sebuah tim servis meminta permintaan unit dan suku cadang paling lambat tujuh hari sebelum pemasangan.

Dalam perencanaan kebutuhan bahan, buku pegangan teknik manufaktur menggeser kebutuhan barang ke belakang sebesar waktu tunggunya. Waktu tunggu yang dipakai adalah waktu nyata dari riwayat pesanan, bukan janji pemasok.

Menyimpan terlalu banyak juga merugikan: uang tertahan, ruang terpakai, dan barang menua. Sebuah buku teknologi proses menyebut bahwa persediaan besar sebaiknya dihindari sejauh mungkin, dan buku pegangan teknik manufaktur yang sama mencatat bahwa sistem tepat waktu tidak menyimpan persediaan. Untuk tim servis, keseimbangannya adalah stok yang cukup untuk barang yang menghentikan layanan, dan stok tipis atau pesan saat perlu untuk barang yang tidak mendesak.

Suku cadang kritis yang jarang dipakai

Rumus titik pesan ulang tidak cocok untuk barang yang hanya dipakai sekali dalam beberapa tahun. Untuk barang seperti itu, keputusan disimpan atau tidak diambil dengan membandingkan:

1. Biaya bila tidak ada stok: lama mesin berhenti selama waktu tunggu dikalikan biaya berhenti per hari, ditambah biaya cara sementara.
2. Biaya menyimpan: harga barang, risiko menua atau usang, dan ruang.
3. Peluang rusak selama periode tertentu, dari jumlah mesin terpasang dan riwayat kerusakannya.

Bila satu barang dapat melayani banyak mesin sejenis di banyak pelanggan, satu stok bersama di gudang pusat sering cukup. Buku pegangan teknik manufaktur menganjurkan mengubah titik penyimpanan menjadi titik distribusi; untuk servis, artinya barang kritis disimpan di tempat yang paling cepat menjangkau semua pelanggan yang memakai mesin itu.

Kartu stok, pencatatan, dan hitung fisik

Kartu stok (stock card) adalah catatan gerakan satu barang beserta saldonya. Setiap gerakan barang dicatat dengan tanggal, kode, jumlah, saldo, dan dokumen rujukannya, misalnya nomor laporan servis untuk barang keluar atau nomor surat jalan untuk barang masuk. Lembar stok pada kasus pembuka mempunyai susunan yang baik untuk itu: daftar barang dengan stok awal, masuk, keluar, akhir, dan minimum; tab barang masuk dan keluar dengan tanggal, kode, jumlah, saldo, dan keterangan; laporan bulanan; dan ringkasan dengan status dan perkiraan habis.

Kesalahan yang ditemukan di lembar itu adalah contoh yang baik tentang apa yang harus dicegah:

1. Saldo negatif: barang keluar 40 padahal yang tersedia 30, karena pengeluaran yang sama tercatat dua kali di hari berurutan. Saldo negatif selalu berarti ada kesalahan catat; ia tidak mungkin terjadi pada barang nyata.
2. Rumus tertimpa angka ketik: saldo 100 tanpa barang masuk. Sel rumus dikunci, dan koreksi dilakukan dengan transaksi penyesuaian beralasan.
3. Galat rujukan sel pada ringkasan, sehingga angka penting tidak tampil.
4. Stok minimum kosong untuk hampir semua barang, sehingga status aman tidak berarti apa pun.
5. Rata-rata dibagi angka yang salah: pemakaian sepuluh bulan dibagi satu bulan.
6. Format tanggal bercampur, yang membuat urutan dan rekap bulanan salah.
7. Stok servis bercampur dengan penjualan di kolom keterangan.

Aturan pencatatan yang mencegah kesalahan itu: setiap gerakan mempunyai dokumen; koreksi dilakukan dengan baris penyesuaian, tidak dengan menimpa; saldo diperiksa terhadap hitungan fisik secara berkala; dan stok untuk servis dipisahkan dari stok untuk dijual. Pada butir 5, misalnya, pemakaian 48 buah selama sepuluh bulan memberi rata-rata 4,8 per bulan; bila dibagi satu bulan, rata-ratanya tercatat 48 per bulan, sepuluh kali terlalu besar, dan perkiraan habis serta jumlah pesan ikut salah.

Hitung fisik

Saldo di lembar kerja dibandingkan dengan barang nyata. Ada dua cara:

1. Hitung seluruhnya sekali atau dua kali setahun, biasanya dengan menghentikan gerakan barang sementara.
2. Hitung bergilir (cycle counting): sebagian barang dihitung setiap minggu atau bulan, dengan barang yang bernilai besar atau penting dihitung lebih sering.

Selisih antara hitungan dan catatan dicari penyebabnya sebelum disesuaikan: pengeluaran yang tidak dicatat, barang yang dipinjam, salah kode, atau barang rusak yang tidak dikeluarkan. Ketelitian catatan dapat diukur sebagai persentase barang yang hitungannya cocok dengan catatan.

Stok di kendaraan teknisi

Teknisi lapangan membawa stok kecil di kendaraan atau tas supaya perbaikan umum selesai dalam satu kunjungan. Pengelolaannya:

1. Daftar isi baku per teknisi atau per jenis wilayah, dengan jumlah paling kecil dan paling besar untuk setiap barang.
2. Pemakaian dicatat di laporan servis dengan kode barang dan jumlah, supaya stok kendaraan dan stok gudang diperbarui.
3. Pengisian ulang berkala sampai jumlah paling besar.
4. Barang rusak yang dilepas dibawa kembali dan diberi label bila diperlukan untuk klaim garansi atau analisis kegagalan.
5. Hitung kendaraan berkala, seperti gudang.

Stok kendaraan yang tidak tercatat adalah sumber selisih yang paling sering.

Umur simpan dan penyimpanan

Umur simpan (shelf life) adalah lama suatu barang dapat disimpan sebelum mutunya turun sampai tidak layak dipasang. Suku cadang dapat rusak di rak sebelum dipakai:

1. Elastomer seperti O-ring, segel, dan selang pompa peristaltik menua karena panas, cahaya, dan ozon. Disimpan di tempat sejuk, gelap, jauh dari motor listrik dan alat yang menghasilkan ozon, dalam kemasan aslinya, tanpa diregangkan. Penuaan elastomer dijelaskan di Bab 22 · Kimia tentang polimer dan elastomer.
2. Gemuk, pelumas, dan bahan kimia mempunyai tanggal kedaluwarsa atau tanggal produksi; dipakai yang paling dulu kedaluwarsa.
3. Bantalan disimpan dalam kemasan aslinya, di tempat kering, tidak diputar kering dan tidak dicuci sebelum dipasang, seperti dijelaskan di Bab 4 · Mekanikal & Mekatronika tentang bantalan gelinding dan luncur.
4. Komponen elektronik disimpan dalam kantong antistatis dan tempat kering.
5. Baterai disimpan menurut petunjuk pabriknya dan dicatat tanggal terimanya.

Setiap barang diberi label tanggal terima. Prinsip masuk pertama keluar pertama (first in, first out, FIFO), atau kedaluwarsa pertama keluar pertama untuk barang bertanggal, mencegah barang lama tertinggal di belakang rak.

Alat terpasang dan data laporan servis

Kebutuhan suku cadang ditentukan oleh mesin yang dilayani. Daftar alat terpasang (installed base list) adalah daftar mesin yang dilayani tim servis, yang memuat model, versi, nomor seri, lokasi, dan tanggal pasang. Catatan diskusi sebuah tim servis tentang layanan teknis meminta semua dispenser yang terpasang dicatat ulang lewat formulir, teknisi yang melakukan servis memperbarui jumlah dispenser per pelanggan, dan data itu dipakai untuk perencanaan pembelian.

Laporan servis yang mencatat suku cadang yang diganti dan penyebabnya menjadi data pemakaian yang sebenarnya. Dari data itu dihitung rata-rata dan sebaran pemakaian setiap barang, dan dengan pemantauan kondisi seperti di Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika tentang pemantauan kondisi dan keputusan perawatan mekanis, penggantian bagian aus dapat direncanakan sebelum rusak. Lembar stok pada kasus pembuka belum terhubung dengan laporan servis maupun daftar alat terpasang; hubungan itulah yang membuat titik pesan ulang dapat dihitung dari data, bukan dari perkiraan.

Contoh kerja

Angka dalam contoh di bawah adalah angka latihan, kecuali disebut asalnya.

Contoh 1: titik pesan ulang selang pompa. Pemakaian rata-rata 6 selang per bulan, waktu tunggu nyata 3 minggu atau 0,75 bulan, dan stok pengaman 4 (lihat Contoh 2). Titik pesan ulang $ROP = 6 \times 0{,}75 + 4 = 8{,}5$, dibulatkan ke atas menjadi 9. Dengan stok minimum 9 di lembar kerja, status menipis sudah muncul jauh sebelum stok tinggal dua.

Contoh 2: stok pengaman. Dari data laporan servis sepuluh bulan, simpangan baku pemakaian bulanan selang itu 2,5. Dengan $z = 1{,}65$ dan $L = 0{,}75$ bulan, $SS = 1{,}65 \times 2{,}5 \times \sqrt{0{,}75} = 1{,}65 \times 2{,}5 \times 0{,}866 = 3{,}57$, dibulatkan ke atas menjadi 4.

Contoh 3: papan pengendali sebagai suku cadang kritis. Papan pengendali seharga Rp4.000.000 dipakai di 10 mesin, dengan riwayat sekitar satu kerusakan per mesin setiap dua tahun, jadi sekitar 5 kerusakan per tahun untuk seluruh mesin. Waktu tunggu 6 minggu. Bila satu mesin berhenti dengan biaya cara sementara Rp1.500.000 per hari, tanpa stok biayanya sekitar $42 \times 1.500.000 = 63.000.000$ rupiah per kejadian. Menyimpan satu atau dua papan jauh lebih murah, jadi papan dimasukkan ke golongan kritis dengan stok paling sedikit 1.

Contoh 4: kode menurut versi tegangan. Kumparan katup air untuk versi 115 volt dan 230 volt mempunyai nomor pabrik berbeda. Keduanya diberi kode internal berbeda dengan versi tegangan di nama barang, dan daftar alat terpasang mencatat versi setiap mesin, supaya teknisi mengambil kumparan yang benar.

Contoh 5: O-ring yang menua. Saat hitung bergilir, sekantong O-ring tanpa label tanggal ditemukan di belakang rak. Beberapa O-ring retak saat ditekuk. Kantong itu dibuang, sisa stok diberi label tanggal terima, dan rak ditata supaya barang lama di depan.

Contoh 6: mengisi ulang stok kendaraan. Daftar baku kendaraan teknisi menyebut filter sedimen paling kecil 2 dan paling besar 6. Setelah tiga kunjungan, laporan servis mencatat pemakaian 4 filter, jadi sisa di kendaraan 2. Pada pengisian berikutnya, gudang mengeluarkan 4 filter ke kendaraan dengan dokumen pindah stok, sehingga kedua catatan tetap cocok.

Kondisi berhenti

Hentikan pemakaian data stok untuk keputusan dan minta penyelia memeriksa bila:

1. Ada saldo negatif, saldo tanpa transaksi masuk, atau galat rumus di lembar stok.
2. Satu kode dipakai untuk lebih dari satu barang.
3. Barang kritis untuk mesin yang menghentikan layanan pelanggan habis atau di bawah titik pesan ulang tanpa pesanan berjalan.
4. Suku cadang yang akan dipasang berbeda versi tegangan, ukuran, atau bahan dari catatan alat terpasang.
5. Elastomer, gemuk, atau bahan kimia di stok sudah kedaluwarsa atau menunjukkan tanda menua.

Salah tafsir yang sering terjadi

Hubungan dengan bab lain

Bab 4 tentang membaca manual pabrik dan gambar pemasangan menjelaskan gambar urai dan daftar suku cadang pabrik, Bab 8 · Material tentang memilih bahan suku cadang membahas pemilihan bahan pengganti dan pemeriksaan barang datang, dan Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika tentang pemantauan kondisi dan keputusan perawatan mekanis membahas pemantauan kondisi. Bab 20 · Laundry tentang konsistensi operasi membahas log dan KPI, Bab 2 · Data & Pengukuran tentang variasi, distribusi, dan ringkasan data membahas sebaran data, Bab 22 · Kimia tentang polimer dan elastomer membahas penuaan elastomer, dan Bab 4 · Mekanikal & Mekatronika tentang bantalan gelinding dan luncur membahas penyimpanan bantalan. Bab 1 tentang persiapan kerja, perbaikan, dan serah terima menempatkan penyiapan suku cadang dalam persiapan kerja. Bab 6 tentang laporan servis dan bukti kerja mencatat suku cadang yang dipakai, dan Bab 8 tentang garansi, kontrak layanan, dan serah terima memakai suku cadang rusak yang dibawa kembali untuk klaim.

Latihan dan pembahasan