Suku cadang, nomor komponen, dan stok: gambar urai, golongan suku cadang, titik pesan ulang, waktu tunggu, kartu stok, dan umur simpan

Tim servis sebuah perusahaan penyedia bahan kimia dan dispenser mencatat stoknya di sebuah lembar kerja. Halaman ringkasannya menampilkan status AMAN untuk selang pompa peristaltik, padahal jumlahnya tinggal dua. Kolom stok minimum barang itu kosong, jadi rumus status tidak pernah berubah menjadi menipis. Seminggu kemudian, selang di tiga dispenser pada dua pelanggan pecah dalam waktu berdekatan. Dua selang terpakai di hari pertama, dan pemasok baru dapat mengirim tiga minggu lagi. Satu dispenser berhenti selama itu, dan pelanggan menakar bahan kimia dengan tangan.

Ketika penyelia memeriksa lembar yang sama, ia menemukan masalah lain: satu barang bersaldo minus sepuluh karena dua pengeluaran yang sama tercatat di hari yang berurutan, satu barang bersaldo 100 padahal tidak pernah ada barang masuk, dan dua barang berbeda memakai kode yang sama. Lembar itu tampak lengkap, tetapi angkanya tidak dapat dipercaya. Bab ini menjelaskan cara mengelola suku cadang supaya barang yang diperlukan ada saat diperlukan, tanpa menimbun barang yang tidak perlu.

Batas pembahasan

Bab ini membahas pengelolaan suku cadang untuk tim servis: identitas dan nomor komponen, golongan, jumlah yang disimpan, suku cadang kritis, pencatatan, stok di kendaraan, umur simpan, dan data untuk perencanaan. Membaca gambar urai dan daftar suku cadang pabrik dibahas di bab manual rak ini; pemilihan bahan pengganti, pemeriksaan barang datang, dan suku cadang palsu di Bab 8 · Material; pemantauan kondisi untuk meramalkan penggantian di Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika; konsistensi operasi, log, dan KPI di Bab 20 · Laundry; sebaran data dan simpangan baku di Bab 2 · Data & Pengukuran. Pembelian, harga, akuntansi persediaan, dan pajak tidak dibahas. Sumbernya adalah narasi Workshop dan Layanan Lapangan, narasi Logika dan Sistem Teknis, narasi Fluida dan Termal, narasi Kimia, dan lembar stok serta dokumen kerja di Drive pemilik, ditambah pengetahuan pengelolaan persediaan umum yang ditandai di peta sumber. Angka pemakaian, harga, dan waktu tunggu dalam contoh adalah angka latihan.

Identitas suku cadang: satu barang, satu kode

Setiap suku cadang mempunyai beberapa identitas:

1. Nomor suku cadang pabrik mesin, dari daftar suku cadang manual.
2. Nomor pabrik komponen, misalnya kode bantalan, ukuran O-ring dengan bahannya, atau kode motor, yang memungkinkan membeli dari pemasok lain bila setara.
3. Kode internal perusahaan, yang dipakai di lembar stok dan laporan servis.

Aturan pokoknya: satu barang, satu kode, dan satu kode, satu barang. Lembar stok di Drive pemilik memakai satu kode untuk dua barang yang berbeda pada dua baris, sehingga setiap transaksi pada kode itu tidak jelas barang mana yang bergerak. Tabel padanan menghubungkan kode internal dengan nomor pabrik mesin dan nomor pabrik komponen, supaya barang yang sama tidak tercatat dengan dua kode.

Nama barang ditulis dengan pola yang sama: jenis, ukuran, bahan, dan versi. Lembar stok yang sama memuat beberapa salah ketik pada nama dan nomor komponen, yang membuat pencarian gagal dan dapat menyebabkan pesanan yang salah. Versi tegangan atau frekuensi ditulis di nama dan kode. Narasi Fluida dan Termal mengutip manual mesin es yang menyatakan bahwa semua suku cadang di manual servis dan suku cadangnya adalah versi 110/115 volt; mesin versi 230 volt di gudang memerlukan kode tersendiri untuk komponen listriknya.

Narasi Workshop dan Layanan Lapangan mengutip buku perbaikan elektronika yang menganjurkan mencari nomor komponen di buku data semikonduktor untuk menemukan pengganti universal yang benar. Padanan seperti itu sah untuk komponen standar bila spesifikasinya dicocokkan, dan dicatat di tabel padanan supaya teknisi berikutnya tidak mencari ulang.

Golongan suku cadang

Suku cadang dikelompokkan menurut cara pemakaiannya, karena setiap golongan dikelola dengan cara berbeda:

1. Habis pakai: filter, selang pompa peristaltik, kertas saring, O-ring servis, sekering. Dipakai rutin dalam jumlah yang dapat diramalkan.
2. Bagian aus: segel, bantalan, sabuk, sikat, katup searah. Diganti saat aus, sering sesuai jam kerja atau hasil pemantauan kondisi.
3. Suku cadang kritis: komponen yang bila rusak menghentikan mesin dan lama didatangkan, seperti papan pengendali, pompa utama, motor, dan pemanas khusus.
4. Suku cadang asuransi: jarang sekali rusak, mahal, dan sangat lama didatangkan; disimpan hanya bila berhentinya mesin sangat mahal.

Narasi Workshop dan Layanan Lapangan mengutip buku perbaikan elektronika bahwa sebagian besar masalah disebabkan oleh bagian mekanis, dan bahwa menemukan komponen yang rusak lebih sulit daripada menggantinya. Untuk stok, artinya bagian mekanis yang aus seperti selang, segel, dan sakelar biasanya bergerak lebih cepat daripada komponen elektronik.

Dua cara pengelompokan lain sering dipakai bersama. Pengelompokan menurut nilai pemakaian setahun memisahkan sedikit barang bernilai besar yang perlu dikendalikan ketat dari banyak barang bernilai kecil. Pengelompokan menurut akibat kerusakan memisahkan barang yang menghentikan layanan dari barang yang hanya mengganggu. Barang yang bernilai kecil tetapi menghentikan layanan, seperti selang pompa pada kasus pembuka, tidak boleh habis.

Berapa yang disimpan: titik pesan ulang dan stok pengaman

Untuk barang yang dipakai rutin, dua angka menentukan kapan memesan:

1. Pemakaian selama waktu tunggu: rata-rata pemakaian per satuan waktu dikalikan waktu dari memesan sampai barang tiba.
2. Stok pengaman: cadangan untuk pemakaian yang lebih tinggi dari rata-rata atau pengiriman yang terlambat.

Titik pesan ulang adalah jumlah keduanya (nilai literatur umum):

dengan $d$ rata-rata pemakaian per satuan waktu, $L$ waktu tunggu dalam satuan yang sama, dan $SS$ stok pengaman. Bila pemakaian bervariasi dan waktu tunggu tetap, stok pengaman sering dihitung dengan:

dengan $\sigma_d$ simpangan baku pemakaian per satuan waktu (Bab 2 · Data & Pengukuran) dan $z$ faktor tingkat layanan, misalnya sekitar 1,65 untuk peluang tidak kehabisan sekitar 95 persen (nilai literatur umum). Ketika stok turun sampai titik pesan ulang, pesanan dikirim.

Waktu tunggu harus diketahui dengan benar. Narasi Workshop dan Layanan Lapangan mengutip soal hitungan dengan waktu enam minggu untuk mendapat pasokan pipa baru setelah pesanan, dan SOP mesin es di Drive pemilik meminta permintaan unit dan suku cadang paling lambat tujuh hari sebelum pemasangan. Narasi Logika dan Sistem Teknis mengutip buku pegangan teknik manufaktur yang menggeser kebutuhan barang ke belakang sebesar waktu tunggunya dalam perencanaan kebutuhan bahan. Waktu tunggu yang dipakai adalah waktu nyata dari riwayat pesanan, bukan janji pemasok.

Menyimpan terlalu banyak juga merugikan: uang tertahan, ruang terpakai, dan barang menua. Narasi Kimia mengutip buku teknologi proses bahwa persediaan besar sebaiknya dihindari sejauh mungkin, dan narasi Logika dan Sistem Teknis mengutip bahwa sistem tepat waktu tidak menyimpan persediaan. Untuk tim servis, keseimbangannya adalah stok yang cukup untuk barang yang menghentikan layanan, dan stok tipis atau pesan saat perlu untuk barang yang tidak mendesak.

Suku cadang kritis yang jarang dipakai

Rumus titik pesan ulang tidak cocok untuk barang yang hanya dipakai sekali dalam beberapa tahun. Untuk barang seperti itu, keputusan disimpan atau tidak diambil dengan membandingkan:

1. Biaya bila tidak ada stok: lama mesin berhenti selama waktu tunggu dikalikan biaya berhenti per hari, ditambah biaya cara sementara.
2. Biaya menyimpan: harga barang, risiko menua atau usang, dan ruang.
3. Peluang rusak selama periode tertentu, dari jumlah mesin terpasang dan riwayat kerusakannya.

Bila satu barang dapat melayani banyak mesin sejenis di banyak pelanggan, satu stok bersama di gudang pusat sering cukup. Narasi Logika dan Sistem Teknis mengutip anjuran mengubah titik penyimpanan menjadi titik distribusi; untuk servis, artinya barang kritis disimpan di tempat yang paling cepat menjangkau semua pelanggan yang memakai mesin itu.

Kartu stok dan pencatatan

Setiap gerakan barang dicatat dengan tanggal, kode, jumlah, saldo, dan dokumen rujukannya, misalnya nomor laporan servis untuk barang keluar atau nomor surat jalan untuk barang masuk. Lembar stok di Drive pemilik mempunyai susunan yang baik untuk itu: daftar barang dengan stok awal, masuk, keluar, akhir, dan minimum; tab barang masuk dan keluar dengan tanggal, kode, jumlah, saldo, dan keterangan; laporan bulanan; dan ringkasan dengan status dan perkiraan habis.

Kesalahan yang ditemukan di lembar itu adalah contoh yang baik tentang apa yang harus dicegah:

1. Saldo negatif: barang keluar 40 padahal yang tersedia 30, karena pengeluaran yang sama tercatat dua kali di hari berurutan. Saldo negatif selalu berarti ada kesalahan catat; ia tidak mungkin terjadi pada barang nyata.
2. Rumus tertimpa angka ketik: saldo 100 tanpa barang masuk. Sel rumus dikunci, dan koreksi dilakukan dengan transaksi penyesuaian beralasan.
3. Galat rujukan sel pada ringkasan, sehingga angka penting tidak tampil.
4. Stok minimum kosong untuk hampir semua barang, sehingga status aman tidak berarti apa pun.
5. Rata-rata dibagi angka yang salah: pemakaian sepuluh bulan dibagi satu bulan.
6. Format tanggal bercampur, yang membuat urutan dan rekap bulanan salah.
7. Stok servis bercampur dengan penjualan di kolom keterangan.

Aturan pencatatan yang mencegah kesalahan itu: setiap gerakan mempunyai dokumen; koreksi dilakukan dengan baris penyesuaian, tidak dengan menimpa; saldo diperiksa terhadap hitungan fisik secara berkala; dan stok untuk servis dipisahkan dari stok untuk dijual.

Hitung fisik

Saldo di lembar kerja dibandingkan dengan barang nyata. Ada dua cara:

1. Hitung seluruhnya sekali atau dua kali setahun, biasanya dengan menghentikan gerakan barang sementara.
2. Hitung bergilir: sebagian barang dihitung setiap minggu atau bulan, dengan barang yang bernilai besar atau penting dihitung lebih sering.

Selisih antara hitungan dan catatan dicari penyebabnya sebelum disesuaikan: pengeluaran yang tidak dicatat, barang yang dipinjam, salah kode, atau barang rusak yang tidak dikeluarkan. Ketelitian catatan dapat diukur sebagai persentase barang yang hitungannya cocok dengan catatan.

Stok di kendaraan teknisi

Teknisi lapangan membawa stok kecil di kendaraan atau tas supaya perbaikan umum selesai dalam satu kunjungan. Pengelolaannya:

1. Daftar isi baku per teknisi atau per jenis wilayah, dengan jumlah paling kecil dan paling besar untuk setiap barang.
2. Pemakaian dicatat di laporan servis dengan kode barang dan jumlah, supaya stok kendaraan dan stok gudang diperbarui.
3. Pengisian ulang berkala sampai jumlah paling besar.
4. Barang rusak yang dilepas dibawa kembali dan diberi label bila diperlukan untuk klaim garansi atau analisis kegagalan.
5. Hitung kendaraan berkala, seperti gudang.

Stok kendaraan yang tidak tercatat adalah sumber selisih yang paling sering.

Umur simpan dan penyimpanan

Suku cadang dapat rusak di rak sebelum dipakai:

1. Elastomer seperti O-ring, segel, dan selang pompa peristaltik menua karena panas, cahaya, dan ozon. Disimpan di tempat sejuk, gelap, jauh dari motor listrik dan alat yang menghasilkan ozon, dalam kemasan aslinya, tanpa diregangkan. Penuaan elastomer dijelaskan di Bab 22 · Kimia.
2. Gemuk, pelumas, dan bahan kimia mempunyai tanggal kedaluwarsa atau tanggal produksi; dipakai yang paling dulu kedaluwarsa.
3. Bantalan disimpan dalam kemasan aslinya, di tempat kering, tidak diputar kering dan tidak dicuci sebelum dipasang, seperti dijelaskan di Bab 4 · Mekanikal & Mekatronika.
4. Komponen elektronik disimpan dalam kantong antistatis dan tempat kering.
5. Baterai disimpan menurut petunjuk pabriknya dan dicatat tanggal terimanya.

Setiap barang diberi label tanggal terima. Prinsip masuk pertama keluar pertama, atau kedaluwarsa pertama keluar pertama untuk barang bertanggal, mencegah barang lama tertinggal di belakang rak.

Alat terpasang dan data laporan servis

Kebutuhan suku cadang ditentukan oleh mesin yang dilayani. Catatan diskusi tentang layanan teknis di Drive pemilik meminta semua dispenser yang terpasang dicatat ulang lewat formulir, teknisi yang melakukan servis memperbarui jumlah dispenser per pelanggan, dan data itu dipakai untuk perencanaan pembelian. Daftar alat terpasang memuat model, versi, nomor seri, lokasi, dan tanggal pasang.

Laporan servis yang mencatat suku cadang yang diganti dan penyebabnya menjadi data pemakaian yang sebenarnya. Dari data itu dihitung rata-rata dan sebaran pemakaian setiap barang, dan dengan pemantauan kondisi seperti di Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika, penggantian bagian aus dapat direncanakan sebelum rusak. Peta sumber mencatat bahwa lembar stok di Drive pemilik belum terhubung dengan laporan servis maupun daftar alat terpasang; hubungan itulah yang membuat titik pesan ulang dapat dihitung dari data, bukan dari perkiraan.

Contoh kerja

Contoh 1: titik pesan ulang selang pompa. Pemakaian rata-rata 6 selang per bulan, waktu tunggu nyata 3 minggu atau 0,75 bulan, dan stok pengaman 4 (lihat Contoh 2). Titik pesan ulang $ROP = 6 \times 0{,}75 + 4 = 8{,}5$, dibulatkan ke atas menjadi 9. Dengan stok minimum 9 di lembar kerja, status menipis sudah muncul jauh sebelum stok tinggal dua.

Contoh 2: stok pengaman. Dari data laporan servis sepuluh bulan, simpangan baku pemakaian bulanan selang itu 2,5. Dengan $z = 1{,}65$ dan $L = 0{,}75$ bulan, $SS = 1{,}65 \times 2{,}5 \times \sqrt{0{,}75} = 1{,}65 \times 2{,}5 \times 0{,}866 = 3{,}57$, dibulatkan ke atas menjadi 4.

Contoh 3: saldo negatif. Stok awal 30, lalu tercatat dua pengeluaran 20 di hari berurutan dengan keterangan yang sama, sehingga saldo $30 - 20 - 20 = -10$. Laporan servis pada kedua tanggal diperiksa: hanya satu yang memakai 20 barang. Baris kedua dibatalkan dengan baris penyesuaian beralasan, saldo kembali 10, dan hasilnya dicocokkan dengan hitungan fisik.

Contoh 4: rata-rata yang salah. Pemakaian sebuah barang 48 buah selama sepuluh bulan. Rata-rata yang benar $48/10 = 4{,}8$ per bulan. Bila dibagi satu bulan, rata-ratanya tercatat 48 per bulan, sepuluh kali terlalu besar, dan perkiraan habis serta jumlah pesan ikut salah.

Contoh 5: kode ganda. Dua barang berbeda memakai kode yang sama. Kode baru dibuat untuk salah satunya, riwayat transaksi dipisahkan dengan melihat keterangan dan laporan servis, lalu kedua barang dihitung fisik dan saldonya disesuaikan. Tabel padanan diperbarui supaya kode lama tidak dipakai lagi untuk barang kedua.

Contoh 6: papan pengendali sebagai suku cadang kritis. Papan pengendali seharga Rp4.000.000 (angka latihan) dipakai di 10 mesin, dengan riwayat sekitar satu kerusakan per mesin setiap dua tahun, jadi sekitar 5 kerusakan per tahun untuk seluruh mesin. Waktu tunggu 6 minggu. Bila satu mesin berhenti dengan biaya cara sementara Rp1.500.000 per hari, tanpa stok biayanya sekitar $42 \times 1.500.000 = 63.000.000$ rupiah per kejadian. Menyimpan satu atau dua papan jauh lebih murah, jadi papan dimasukkan ke golongan kritis dengan stok paling sedikit 1.

Contoh 7: kode menurut versi tegangan. Kumparan katup air untuk versi 115 volt dan 230 volt mempunyai nomor pabrik berbeda. Keduanya diberi kode internal berbeda dengan versi tegangan di nama barang, dan daftar alat terpasang mencatat versi setiap mesin, supaya teknisi mengambil kumparan yang benar.

Contoh 8: O-ring yang menua. Saat hitung bergilir, sekantong O-ring tanpa label tanggal ditemukan di belakang rak. Beberapa O-ring retak saat ditekuk. Kantong itu dibuang, sisa stok diberi label tanggal terima, dan rak ditata supaya barang lama di depan.

Contoh 9: mengisi ulang stok kendaraan. Daftar baku kendaraan teknisi menyebut filter sedimen paling kecil 2 dan paling besar 6. Setelah tiga kunjungan, laporan servis mencatat pemakaian 4 filter, jadi sisa di kendaraan 2. Pada pengisian berikutnya, gudang mengeluarkan 4 filter ke kendaraan dengan dokumen pindah stok, sehingga kedua catatan tetap cocok.

Kondisi berhenti

Hentikan pemakaian data stok untuk keputusan dan minta penyelia memeriksa bila:

1. Ada saldo negatif, saldo tanpa transaksi masuk, atau galat rumus di lembar stok.
2. Satu kode dipakai untuk lebih dari satu barang.
3. Barang kritis untuk mesin yang menghentikan layanan pelanggan habis atau di bawah titik pesan ulang tanpa pesanan berjalan.
4. Suku cadang yang akan dipasang berbeda versi tegangan, ukuran, atau bahan dari catatan alat terpasang.
5. Elastomer, gemuk, atau bahan kimia di stok sudah kedaluwarsa atau menunjukkan tanda menua.

Salah tafsir yang sering terjadi

1. "Status aman di ringkasan berarti stok cukup." Status itu hanya benar bila stok minimum terisi dengan angka yang dihitung.
2. "Barang murah tidak perlu dikendalikan." Barang murah yang menghentikan layanan sama pentingnya dengan barang mahal.
3. "Waktu tunggu adalah janji pemasok." Waktu tunggu diambil dari riwayat pesanan nyata.
4. "Saldo yang salah dikoreksi dengan mengetik angka baru." Koreksi dilakukan dengan baris penyesuaian beralasan setelah penyebabnya ditemukan.
5. "Makin banyak stok makin aman." Stok berlebih menahan uang dan menua di rak.
6. "Stok kendaraan milik teknisi dan tidak perlu dicatat." Stok kendaraan adalah bagian dari stok perusahaan dan sumber selisih yang paling sering.

Hubungan dengan bab lain

Bab manual rak ini menjelaskan gambar urai dan daftar suku cadang pabrik, Bab 8 · Material pemilihan bahan pengganti dan pemeriksaan barang datang, Bab 14 · Mekanikal & Mekatronika pemantauan kondisi, Bab 20 · Laundry log dan KPI, Bab 2 · Data & Pengukuran sebaran data, Bab 22 · Kimia penuaan elastomer, dan Bab 4 · Mekanikal & Mekatronika penyimpanan bantalan. Bab 1 menempatkan penyiapan suku cadang dalam persiapan kerja. Bab laporan servis rak ini mencatat suku cadang yang dipakai, dan bab garansi memakai suku cadang rusak yang dibawa kembali untuk klaim.

Latihan dan pembahasan

1. Mengapa satu barang harus mempunyai satu kode dan satu kode hanya untuk satu barang?
2. Pemakaian rata-rata filter 10 per bulan, simpangan baku 3 per bulan, waktu tunggu 0,5 bulan, dan $z = 1{,}65$. Hitung stok pengaman dan titik pesan ulangnya.
3. Saldo sebuah barang di lembar stok minus 4. Apa artinya, dan apa langkah perbaikannya?
4. Sebutkan empat golongan suku cadang dan satu contoh untuk masing-masing.
5. Mengapa selang pompa peristaltik dan O-ring perlu diberi label tanggal terima?
6. Apa hubungan laporan servis dengan perhitungan titik pesan ulang?

Kunci jawaban beralasan

1. Bila satu barang mempunyai dua kode, stoknya terpecah dan tampak lebih sedikit atau lebih banyak dari sebenarnya. Bila satu kode dipakai untuk dua barang, setiap transaksi tidak jelas barang mana yang bergerak dan saldo kedua barang tidak dapat dipercaya.
2. $SS = 1{,}65 \times 3 \times \sqrt{0{,}5} = 1{,}65 \times 3 \times 0{,}707 = 3{,}5$, dibulatkan menjadi 4. $ROP = 10 \times 0{,}5 + 4 = 9$. Pesanan dikirim ketika stok turun sampai 9.
3. Saldo negatif tidak mungkin terjadi pada barang nyata, jadi ada kesalahan catat seperti pengeluaran ganda, barang masuk yang tidak dicatat, atau salah kode. Dokumen gerakan diperiksa, penyebabnya dicari, lalu dibuat baris penyesuaian beralasan dan saldo dicocokkan dengan hitungan fisik.
4. Habis pakai, misalnya filter; bagian aus, misalnya segel; suku cadang kritis, misalnya papan pengendali; dan suku cadang asuransi, misalnya motor khusus yang jarang rusak dan sangat lama didatangkan.
5. Elastomer menua di rak karena panas, cahaya, dan ozon, jadi umurnya dihitung sejak diterima. Label tanggal memungkinkan barang lama dipakai lebih dulu dan barang yang terlalu lama diperiksa atau dibuang.
6. Laporan servis mencatat suku cadang yang dipakai dan penyebabnya, sehingga rata-rata dan sebaran pemakaian dapat dihitung dari data nyata. Dari angka itu dihitung stok pengaman dan titik pesan ulang, tidak dari perkiraan.

Referensi